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如何做好项目工时管理?看这一篇就够了!

 2020-09-02 17:14  来源: 互联网   我来投稿   瓜霸霸的个人主页 撤稿纠错

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“时间就是金钱”,尽管这句话我们已经听腻了,但在项目管理中确实是真理。项目工时直接影响着项目费用和成本,因为不论你的项目工作是按小时还是按固定费用计费和付款,你在一段工时内完成的工作越多,你的效率就越高,费用和成本也就越低。

这就是为什么记录项目团队在工作上花费的时间和了解项目收入和费用一样重要。跟踪工时有助于了解项目的收入和支出,以及预测未来周期的结果。在本文中,我们将进一步了解项目工时管理的重要性,项目工时跟踪的基本规则,以及如何实现项目工时管理。

为什么跟踪工时对项目这么重要?

对于许多项目来说,跟踪工时通常是按小时计算为客户完成的工作的费用。但即便你的项目没有按小时计费,跟踪工时仍然有意义。以下是跟踪工时对项目的好处:

1、审查和分析团队的绩效和效率。工时跟踪是审查和分析团队的绩效和效率最简单和最直接的方法。收集团队的工时费用数据,有助于我们了解全局,理解生产力动态,找出哪些可以优化和哪些需要优化。

2、规避隐藏的项目费用。如果安排得当,工时跟踪可以解决工时费用不明的常见问题,例如,减少花费在阅读电子邮件或与同事沟通上的时间。

3、提供可靠的计划和预测依据。历史周期的工时跟踪数据提供执行特定任务所需工时的见解。

4、最后一点也不容小觑,那就是:对于正式员工来说,工时跟踪数据支持对他们的工作效率和绩效进行分析,看看有哪些地方可以改进和优化。

项目工时跟踪的基本规则是什么?

工时跟踪只有在提供准确数据的情况下才有意义,否则,它就会变成浪费时间的活动,对团队绩效和工作环境不会产生任何积极影响。以下是考虑如何安排工时跟踪的基本技巧:

首先,使用带有专业的项目工时表软件,比如8Manage PM,确保工时跟踪和数据分析不需要太多时间和精力。自动化系统有助于减少时间和精力的消耗,但也依赖于整个流程的清晰度和透明度。在8Manage工时表中创建清晰的工作结构并设置报表,这样你以后就可以通过几次点击来生成报表。

其次,向项目团队解释为何你要执行工时跟踪,以及为何工时表数据非常重要。你希望员工将此作为工作流的重要组成部分,并准确记录数据。你需要协助团队成员采用工时跟踪,及时提醒他们填写工时表,帮助他们明确哪些活动应该跟踪到特定任务,跟踪他们是如何填写工时表。

最后,分析收集到的数据,了解工作流中可能存在的缺点和瓶颈,评估团队成员的效率,弄清楚是否有成员不堪重负或者工作量太少。

项目工时管理的主要步骤是什么?

工时跟踪是成功管理工时的关键。那么,如何建立工时管理程序,实现按时交付项目呢?项目的工时管理周期包含这三个步骤:

第一,跟踪在当前工作周期完成的工作的工时费用。稍后,你将会用这些数据来安排未来周期的工作,因此数据的准确性非常重要。

第二,分析结果。在每个周期结束时执行这一步,看看取得了哪些成绩,有哪些可以改进的地方,团队中哪些动态值得密切关注。

第三,在全面分析数据之后,你可以使用数据来为下一周期的估算做准备、预测团队的能力以及规划未来的工作量。

如何分析工时费用?

数据分析通常是一项复杂而繁琐的活动,但自动化工具可以帮你节省大量时间和精力。8Manage工时表软件提供内置报表,你可以用这些报表对特定时期、活动和团队的数据进行汇总。

数据分析的最终结果是工时跟踪活动的关键点,要确保用于工时跟踪的工具包含足够灵活的报表模块,从不同角度查看数据。分析工时费用,你可以这样做:

●汇总所有团队成员针对项目任务记录的工时,查看特定时间段的总计,并将它们与历史结果进行对比,以了解团队和团队成员的绩效。

●记录具体活动的实际输入工时与估算工时之间的差异,这显示出估算在哪里以及为何不够精确,有助于改进对未来周期的估算。

●分析团队成员在任何特定时期的加班数据,该数据提供如何规划和分配工作量的见解。

●如果你的工时跟踪工具具有计费和会计模块,那么使用它来计算可计费金额和应付金额,以及项目活动的最终盈利能力之间差异。

项目工时管理需要注意什么?

如果执行得不好,工时跟踪不仅会对项目和工作管理没有帮助,而且还会变成团队中每个人都讨厌的另一个负担。注意不要在跟踪工时上花费太多时间,因为这会破坏工作优化的理念。你需要制定清晰的流程,使用的直观工具,并为你的团队提供必要的指导。同时,不要忽略用收集到的数据实现改进的方法。否则,整个流程就没有意义。

另外,不要保留事后编辑工时表的可能性。为了防止团队成员纠正他们前几周和前几个月记录的工时,请批准和锁定过去周期的工时表。你不希望工时跟踪在会计部门处理工资并向客户开具发票之后被人编辑。

结语

虽然工时跟踪不是项目管理唯一的事项,但它是最基本的事项。如果项目经理不能控制项目工时,他们就不能控制利害关系人的成本和期望。原文:http://www.8manage.cn/company/202009011000471341.html

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作者: 瓜霸霸    /    文章:3929篇

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